Logistiek voor uw beursdeelname

Vraag nu vrijblijvend aan

Wat onze beursafhandeling inhoudt

Onze beursafhandeling begint in het magazijn en eindigt bij het laadperron van de beurshal. Wij slaan uw goederen op, assembleren ze volgens uw paklijst, labelen ze en verzenden ze: binnen Duitsland, naar buurlanden Oostenrijk en Zwitserland, en naar internationale beurzen. De opbouw van de beursstand blijft de verantwoordelijkheid van uw standbouwer of agentschap; wij zorgen voor het betrouwbare transport van de materialen naar de gewenste locatie.

Wat ontvangen we doorgaans? Promotiemateriaal, drukwerk, catalogi, informatiemateriaal, relatiegeschenken en merchandising, evenals displays en roll-up banners. De logistiek wordt verzorgd door hetzelfde bedrijf dat ook de logistiek van uw campagne of promotiemateriaal beheert . Omdat beide onder één dak vallen, zijn er geen twee systemen, twee contactpersonen of twee inventarislijsten.

Zo uitgebreid of zo beperkt als u wilt: sommige klanten vertrouwen ons hun complete beurslogistiek toe, anderen alleen de opslag en verzending van drukwerk. Beide vormen van beurslogistiek vallen onder verschillende vormen van detail.

Wanneer drukwerk nog in productie is, maken we gebruik van onze eigen drukkerij. Zodra de oplage klaar is, gaan brochures, prijslijsten en bijsluiters direct naar het beursmagazijn, waardoor uw kantoor niet aan de beurt komt.

Opslag van standonderdelen en beursstands tussen twee data

Na de beurs worden de materialen teruggebracht – en dan staan ​​ze meestal alleen maar in de weg. Gedemonteerde beursstands, displays en roll-up banners nemen precies de ruimte in beslag die niemand op kantoor toch al over heeft. Beurslogistiek betaalt zich daarom het snelst terug wanneer deze wordt gebruikt voor tijdelijke opslag tussen evenementen. Hiervoor beschikken wij over een droge, het hele jaar door verwarmde hal van ruim 3.000 vierkante meter, waar zelfs gevoelige drukwerkmaterialen niet beschadigd raken.

De opslag van standonderdelen, exposities, beursmeubilair en promotiemateriaal verloopt via dezelfde magazijnlogistiek als uw overige producten: met dagelijks voorraadbeheer en meldingen zodra een minimale afnamehoeveelheid is bereikt. Vóór het volgende evenement kunt u zien wat er nog beschikbaar is en wat opnieuw geproduceerd moet worden. Voor exposanten met meerdere stands per jaar beheren we de voorraad apart om ervoor te zorgen dat de paklijst geen materialen van het verkeerde evenement bevat.

Voor ons omvat de logistiek van beurzen ook de retourzending. Het is het beste om het retourtransport vanaf het begin te plannen – we sorteren beschadigde of verouderde artikelen direct bij ontvangst, in plaats van ze nog een jaar mee te slepen.

Transport naar beurzen met een vooraf aangegeven levertijd in plaats van een buffertijd.

Plan vooruit, want dat bepaalt de prijs. Hoe eerder uw levering bevestigd is, hoe kosteneffectiever en soepeler het proces zal verlopen – lastminute leveringen kosten doorgaans aanzienlijk meer. Daarom plannen we beurstransporten terug vanaf de door de organisator opgegeven leverdatum. Beurslogistiek draait in deze context vooral om het halen van deadlines.

Dit omvat onder andere tijdsloten, toegang tot de beurshal en de beschikbaarheid van iemand om leveringen bij de stand in ontvangst te nemen. Afhankelijk van de regels van de organisator kunnen we zendingen vooraf afleveren bij een hotel, het magazijn van het beursgebouw of direct op het beursterrein. Voor internationale zendingen verzorgen we ook de douanedocumenten.

De transportroute zelf is het minst belangrijke onderdeel. Cruciaal is dat de goederen compleet en op tijd bij het voertuig aankomen – een succesvolle beurs begint bij de inpaktafel, niet op de snelweg.

Onze locatie in de grensstreek van drie landen is een groot voordeel: Stuttgart, München, Zürich, Basel en Friedrichshafen zijn allemaal gemakkelijk bereikbaar vanuit Kisslegg. Dit bespaart u de omweg via een centraal magazijn in Noord-Duitsland voor beurzen in Zwitserland.

Waar gaat het in de praktijk mis met de logistiek van beurzen?

Het probleem zit hem zelden in de producten zelf. Een gebrek aan coördinatie tussen marketing, standbouwers en verzending is de meest voorkomende oorzaak van vertragingen , op de voet gevolgd door de klassieke: onduidelijke verantwoordelijkheden vlak voor de opbouwdag. Zodra niemand meer weet wie de roll-up banners heeft besteld, belanden ze in twee dozen op twee verschillende locaties.

Een nauwkeurige planning is alleen mogelijk als één partij alle zendingen coördineert. Dat is precies de rol die wij vervullen: een paklijst, een trackingnummer, één aanspreekpunt. Wij behandelen lastminutewijzigingen zolang de goederen ons magazijn nog niet hebben verlaten – een extra doos flyers is geen probleem als het tijdig wordt gemeld.

Wij verpakken alles handmatig. Een ontbrekende stapel brochures of een verwisseld promotieartikel wordt daarom al in het magazijn opgemerkt, niet pas op de stand. Dit zero-tolerancebeleid is de reden waarom soepele processen op beurzen de norm worden voor onze klanten – beurslogistiek zonder herwerk bespaart meer tijd dan welke optimalisatie van de transportroute dan ook.

Bereken realistisch de logistieke kosten van beurzen.

Wat zijn de kosten verbonden aan de logistiek van beurzen? Opslag, handling en transport. Planning is alleen mogelijk met betrouwbare cijfers over het werkelijke verbruik per artikel – en dat is precies wat ons voorraadbeheer u biedt voor uw volgende budgetplanning.

Kostenbeheersing houdt ook in dat onnodige items vroegtijdig worden verwijderd. Een palletplaats voor brochures van het vorige jaar kost twaalf maanden huur, zonder dat deze ooit gebruikt wordt. Controleer daarom uw inventaris vóór de beurs, niet erna – beurslogistiek is nergens anders goedkoper.

We berekenen extra wensen zoals cadeauverpakking, personalisatie of krimpfolie vooraf en transparant – alles handmatig en toch kosteneffectief. We accepteren ook kleine bestellingen vanaf 10 stuks , wat een groot verschil maakt, met name voor samples en hoogwaardige relatiegeschenken.

Een alomvattend geplande beurslogistiek loont daarom zelden door de individuele vrachtkosten, maar eerder door de ritten die in eerste instantie niet nodig zijn.

Logistiek voor beurzen uitbesteden: Beurs- en evenementlogistiek vanuit één centraal punt.

Wilt u de logistiek van uw beursdeelname uitbesteden en tegelijkertijd de controle behouden? Dan heeft u geen groot bedrijf nodig, maar iemand die de telefoon opneemt. Bij ons staat een vast contactpersoon voor u klaar om uw beursdeelname te begeleiden, van de allereerste paklijst tot en met de opbouw – zelfs als de opbouw op een zaterdag plaatsvindt.

Als logistieke dienstverlener voor beurzen passen we ons aan uw bestaande IT-systemen aan, in plaats van u een systeem op te leggen. Goederen zonder barcodes? Geen probleem – wij picken en verpakken artikelen betrouwbaar op basis van artikelnummer of omschrijving. Voor transport naar andere Europese landen werken we samen met gevestigde transportpartners. Bij het vergelijken van verschillende logistieke dienstverleners voor beurzen is dit een cruciale vraag: wie past zich aan wie aan?

Met jarenlange ervaring in de logistiek van beurzen en evenementen weten we hoe verschillend de eisen zijn tussen een meerdaagse beurs en een eendaags klantenevenement. Voor evenementen die verder gaan dan het traditionele beursformaat, vindt u onze afdeling evenementenlogistiek als een aparte divisie; wij verzorgen de assemblage en verpakking van uw beurspakketten via onze assemblageafdeling.

Goed geplande beurslogistiek kenmerkt zich door een naadloze integratie. Stuur ons uw beursdata en paklijst, en wij berekenen vrijblijvend een complete offerte voor uw beurs- en evenementlogistiek, volledig afgestemd op uw specifieke behoeften. Voor nationale en internationale beursdeelnames plannen wij de evenementlogistiek zo dat uw deelname begint met de opbouw, en niet met het zoeken naar een doos. Een succesvolle beurs omvat veel belanghebbenden, maar het begint allemaal met een betrouwbaar ingepakt pallet.