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Messelogistik für Ihren Messeauftritt
Wenn Ware, Werbemittel und Standmaterial pünktlich am Messeort stehen sollen, entscheidet die Messelogistik darüber, wie entspannt die ersten Messestunden verlaufen. Futura Marketing übernimmt für Sie den logistischen Teil einer Messebeteiligung: einlagern, konfektionieren, kommissionieren und termingerechte Anlieferung. Seit 1993 arbeiten wir dafür in Kisslegg im Allgäu, mit über 3.000 Quadratmetern beheizter Lagerfläche und einem Team, das seit Jahren eingespielt ist.
Ihre Messegüter liegen bei uns zwischen zwei Veranstaltungen trocken und bestandsgenau. Vor der nächsten Messe stellen wir zusammen, was tatsächlich mitfährt, damit die Sendung zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen kann. Das gilt für die einzelne Hausmesse genauso wie für eine ganze Saison mit wiederkehrenden Einsätzen.
Sind Sie im Jahr auf mehreren Messen und Events präsent, verschiebt sich der eigentliche Aufwand schnell: Er steckt nicht im Transport selbst, sondern in Planung und Koordination drumherum. Genau diesen Teil geben Sie ab.
Was unser Messehandling abdeckt
Unser Messehandling beginnt im Lager und endet an der Rampe der Messehalle. Wir lagern Ihre Ware, stellen sie nach Ihrer Packliste zusammen, etikettieren und versenden sie: innerhalb Deutschlands, ins benachbarte Österreich, in die Schweiz und zu internationalen Messen. Der Aufbau am Messestand bleibt bei Ihrem Standbauer oder Ihrer Agentur; wir bringen das Material zuverlässig dorthin, wo es gebraucht wird.
Was landet typischerweise bei uns? Werbemittel, Drucksachen, Kataloge, Infomaterial, Give-aways und Merchandising, dazu Displays und Rollups. Die logistische Abwicklung läuft dabei über dasselbe Haus, das auch Ihre Aktionslogistik oder Ihre Werbemittel Logistik betreut. Da beides in derselben Hand liegt, entfallen zwei Systeme, zwei Ansprechpartner und zwei Bestandslisten.
So umfassend oder so schmal, wie Sie möchten: Manche Kunden geben uns die komplette Messe Logistik, andere nur die Lagerung und den Versand der Drucksachen. Beides ist Messelogistik, nur mit unterschiedlicher Tiefe.
Wo Drucksachen erst noch entstehen, greifen wir auf unsere hauseigene Druckerei zurück. Sobald die Auflage fertig ist, wandern Prospekte, Preislisten und Beipackzettel direkt ins Messelager, ohne Umweg über Ihr Büro.
Lagerung von Standbauteilen und Messeständen zwischen zwei Terminen
Nach der Messe kommt das Material zurück – und steht dann meist im Weg. Zerlegte Messestände, Displays und Rollups belegen genau den Platz, den im Büro ohnehin niemand übrig hat. Am schnellsten zahlt sich Messelogistik deshalb bei der Zwischenlagerung zwischen zwei Terminen aus. Dafür halten wir eine trockene, ganzjährig beheizte Halle mit gut 3.000 Quadratmetern vor, in der auch empfindliche Drucksachen keinen Schaden nehmen.
Die Lagerung von Standbauteilen, von Exponaten und Messemobiliar sowie von Werbematerial läuft über dieselbe Lagerlogistik wie Ihr übriges Sortiment: mit tagesaktueller Bestandsführung und einer Meldung, sobald eine Mindestmenge unterschritten wird. Bevor der nächste Termin ansteht, sehen Sie also, was noch da ist und was nachproduziert werden muss. Für Aussteller mit mehreren Messeständen im Jahr führen wir die Bestände getrennt, damit auf der Packliste nicht das Material der falschen Veranstaltung landet.
Zur Messelogistik gehört für uns auch der Weg zurück. Planen Sie den Rücktransport am besten gleich mit ein – beschädigte oder veraltete Artikel sortieren wir dann beim Wareneingang aus, statt sie ein weiteres Jahr mitzuschleppen.
Messetransporte mit Vorlauf statt mit Puffer
Planen Sie mit Vorlauf, denn er entscheidet über den Preis. Je früher Ihre Anlieferung feststeht, desto günstiger und ruhiger wird die Abwicklung – kurzfristige Sonderfahrten kosten regelmäßig ein Vielfaches. Messetransporte terminieren wir deshalb rückwärts vom Anliefertermin des Veranstalters. Messelogistik ist an dieser Stelle vor allem Terminarbeit.
Dazu gehören Zeitfenster, Hallenzufahrt und die Frage, ob am Messestand überhaupt jemand annehmen kann. Sendungen können wir vorab an ein Hotel, an das Messelager oder direkt ans Messegelände anliefern, je nachdem, was der Veranstalter zulässt. Für den Versand ins Ausland bereiten wir die Zollpapiere mit vor.
Der Transportweg selbst ist dabei der unkritischste Teil. Entscheidend ist, dass die Ware vollständig und rechtzeitig ins Fahrzeug kommt – eine erfolgreiche Messe beginnt am Packtisch, nicht auf der Autobahn.
Unser Standort im Dreiländereck spielt hier seine Stärke aus: Von Kisslegg aus sind Stuttgart, München, Zürich, Basel und Friedrichshafen in wenigen Stunden erreichbar. Für Messen in der Schweiz erspart Ihnen das den Umweg über ein norddeutsches Zentrallager.
Wo Messelogistik in der Praxis kippt
Selten scheitert es an der Ware. Fehlende Abstimmung zwischen Marketing, Standbauer und Versand ist die häufigste Ursache für eine Verzögerung, dicht gefolgt vom Klassiker unklare Zuständigkeiten kurz vor dem Aufbautag. Sobald niemand mehr weiß, wer die Rollups bestellt hat, liegen sie am Ende in zwei Kartons an zwei Orten.
Exaktes Timing lässt sich nur halten, wenn eine Stelle die Koordination aller Sendungen übernimmt. Genau diese Rolle füllen wir aus: eine Packliste, eine Sendungsnummer, ein Ansprechpartner. Kurzfristige Änderungen fangen wir ab, solange die Ware unser Haus noch nicht verlassen hat – ein zusätzlicher Karton Flyer ist kein Drama, wenn er rechtzeitig angemeldet wird.
Gepackt wird bei uns per Hand. Ein fehlender Prospektstapel oder ein vertauschtes Werbegeschenk fällt deshalb noch im Lager auf, nicht erst am Stand. Diese Null-Fehler-Toleranz ist der Grund, warum reibungslose Abläufe auf der Messe für unsere Kunden zur Gewohnheit werden – Messelogistik ohne Nacharbeit spart mehr Zeit als jede Optimierung des Frachtwegs.
Messelogistik Kosten realistisch kalkulieren
Woraus setzen sich die Messelogistik Kosten zusammen? Aus Lagerkosten, Handling und Transport. Planbar wird das erst mit belastbaren Zahlen zum tatsächlichen Verbrauch je Artikel – genau die liefert Ihnen unsere Bestandsführung für die nächste Budgetplanung.
Zur Kostenkontrolle gehört auch, Ballast früh auszusortieren. Ein Palettenplatz für Prospekte aus dem Vorjahr kostet 12 Monate Miete, ohne je gebraucht zu werden. Prüfen Sie den Bestand deshalb vor der Messe statt danach – günstiger wird Messelogistik nirgendwo sonst.
Zusätzliche Anforderungen wie Geschenkverpackung, Personalisierung oder das Einschweißen von Sets kalkulieren wir vorab und transparent – in Handarbeit und trotzdem kostengünstig. Kleinmengen ab 10 Stück nehmen wir ebenfalls an, was gerade bei Mustern und hochwertigen Give-aways den Unterschied macht.
Eine umfassend geplante Messe Logistik rechnet sich deshalb selten über den einzelnen Frachtpreis, sondern über die Fahrten, die gar nicht erst nötig werden.
Messelogistik outsourcen: Messe- und Eventlogistik aus einer Hand
Sie möchten Ihre Messelogistik outsourcen und die Messe Logistik trotzdem im Griff behalten? Dann brauchen Sie keinen Konzern, sondern jemanden, der ans Telefon geht. Ein fester Ansprechpartner betreut bei uns Ihren Messeauftritt von der ersten Packliste an – auch dann, wenn der Aufbautag auf einen Samstag fällt.
Als Messelogistik Dienstleister passen wir uns Ihrer bestehenden EDV an, statt Ihnen ein System vorzuschreiben. Ware ohne Barcode? Kein Ausschlusskriterium – wir kommissionieren zuverlässig auch nach Artikelnummer oder Bezeichnung. Für den Transport ins europäische Ausland arbeiten wir mit festen Versandpartnern zusammen. Wenn Sie mehrere Messelogistik Anbieter vergleichen, lohnt genau diese Frage: Wer passt sich an wen an?
Aus langjähriger Erfahrung mit Messe- und Eventlogistik wissen wir, wie weit die Anforderungen zwischen einer mehrtägigen Fachmesse und einem eintägigen Kundenevent auseinandergehen. Für Veranstaltungen jenseits der klassischen Messe finden Sie unsere Eventlogistik als eigenen Bereich; Konfektionierung und Verpackung Ihrer Messepakete erledigen wir über unsere Konfektionierung.
Eine gut geplante Messelogistik erkennt man daran, dass sie unsichtbar bleibt. Schicken Sie uns Ihren Messetermin und Ihre Packliste, dann rechnen wir Ihnen den Full-Service für Messe- und Eventlogistik durch – unverbindlich und mit klarem Blick darauf, was Sie wirklich brauchen. Bei nationalen und internationalen Messebeteiligungen planen wir die Veranstaltungslogistik so, dass Ihre Teilnahme an einer Messe mit dem Aufbau beginnt und nicht mit der Suche nach einem Karton. Eine erfolgreiche Messe hat viele Beteiligte – am Anfang steht trotzdem eine zuverlässig gepackte Palette.
