🇪🇺
Messelogistik til dit messearrangement
Når varer, reklamemateriale og standmateriale skal være fremme til tiden på messeområdet, afgør messelogistikken, hvor afslappet de første messetimer forløber. Futura Marketing overtager den logistiske del af en messearrangement for dig: opbevaring, konfektionering, plukning og rettidig levering. Siden 1993 har vi arbejdet med dette i Kisslegg i Allgäu, med over 3.000 kvadratmeter opvarmet lagerplads og et team, der har været sammenspillet i årevis.
Dine messevarer opbevares tørt og med præcis lagerbeholdning hos os mellem to arrangementer. Før den næste messe sammensætter vi det, der faktisk skal med, så forsendelsen kan være klar på det rigtige sted til den rigtige tid. Dette gælder for den enkelte husmesse såvel som for en hel sæson med gentagne arrangementer.
Hvis du er til stede på flere messer og events i løbet af året, flytter den egentlige indsats sig hurtigt: Den ligger ikke i selve transporten, men i planlægningen og koordineringen omkring den. Netop denne del kan du overlade til os.
Har De brug for support med messe-logistik?
Hvad vores messehåndtering dækker over
Vores messehåndtering starter på lageret og slutter ved messehallens rampe. Vi opbevarer Deres varer, samler dem i henhold til Deres pakkeliste, etiketterer og sender dem: inden for Tyskland, til nabolandet Østrig, til Schweiz og til internationale messer. Opbygningen på messestanden varetages af Deres standbygger eller Deres bureau; vi leverer materialet pålideligt derhen, hvor det er nødvendigt.
Hvad ender typisk hos os? Reklamemateriale, tryksager, kataloger, informationsmateriale, give-aways og merchandising, samt displays og rollups. Den logistiske håndtering sker via det samme hus, som også varetager Deres aktionslogistik eller Deres reklamematerialelogistik. Da begge dele er samlet ét sted, bortfalder to systemer, to kontaktpersoner og to lagerlister.
Så omfattende eller så begrænset, som De ønsker: Nogle kunder giver os den komplette messelogistik, andre kun opbevaring og forsendelse af tryksagerne. Begge dele er messelogistik, blot med forskellig dybde.
Hvor tryksager først skal produceres, benytter vi os af vores eget trykkeri. Så snart oplaget er færdigt, går brochurer, prislister og indlægssedler direkte til messelageret, uden omvej via Deres kontor.
Opbevaring af standkomponenter og messestande mellem to arrangementer
Efter messen kommer materialet tilbage – og står så som regel i vejen. Demonterede messestande, displays og rollups optager præcis den plads, som ingen alligevel har til overs på kontoret. Messelogistik betaler sig derfor hurtigst ved mellemlagring mellem to arrangementer. Til dette formål har vi en tør, året rundt opvarmet hal på godt 3.000 kvadratmeter, hvor selv følsomme tryksager ikke tager skade.
Opbevaring af standkomponenter, udstillingsgenstande og messemøbler samt reklamemateriale sker via den samme lagerlogistik som Deres øvrige sortiment: med daglig lagerstyring og en meddelelse, så snart en minimumsmængde er underskredet. Inden næste arrangement er De altså klar over, hvad der stadig er tilbage, og hvad der skal genproduceres. For udstillere med flere messestande om året fører vi lagrene separat, så materialet fra den forkerte begivenhed ikke ender på pakkelisten.
Til messelogistik hører for os også vejen tilbage. Planlæg returtransporten med det samme – beskadigede eller forældede artikler sorterer vi så fra ved varemodtagelsen, i stedet for at slæbe dem med et år mere.
Messetransporter med forberedelsestid i stedet for buffer
Planlæg i god tid, for det afgør prisen. Jo tidligere Deres levering er fastlagt, desto billigere og roligere bliver afviklingen – kortfristede særtransporter koster regelmæssigt mange gange mere. Messetransporter planlægger vi derfor baglæns fra arrangørens leveringsdato. Messelogistik er på dette punkt primært et spørgsmål om tidsplanlægning.
Dertil hører tidsvinduer, adgang til hallen og spørgsmålet, om der overhovedet er nogen til at modtage varerne på messestanden. Forsendelser kan vi levere på forhånd til et hotel, til messelageret eller direkte til messeområdet, alt efter hvad arrangøren tillader. Til forsendelse til udlandet forbereder vi toldpapirerne.
Selve transportvejen er den mindst kritiske del. Det afgørende er, at varerne kommer fuldstændigt og rettidigt i køretøjet – en succesfuld messe starter ved pakke bordet, ikke på motorvejen.
Vores placering i trekantsområdet udnytter sin styrke her: Fra Kisslegg kan Stuttgart, München, Zürich, Basel og Friedrichshafen nås inden for få timer. For messer i Schweiz sparer det Dem for omvejen via et nordtysk centrallager.
Hvor messelogistik i praksis slår fejl
Sjældent skyldes det varerne. Manglende koordinering mellem marketing, standbygger og forsendelse er den hyppigste årsag til forsinkelser, tæt fulgt af klassikeren uklare ansvarsområder kort før opbygningsdagen. Så snart ingen længere ved, hvem der har bestilt rollups, ender de i to kasser to forskellige steder.
Præcis timing kan kun opretholdes, hvis ét sted overtager koordineringen af alle forsendelser. Netop denne rolle udfylder vi: én pakkeliste, ét forsendelsesnummer, én kontaktperson. Kortfristede ændringer opfanger vi, så længe varerne endnu ikke har forladt vores hus – en ekstra kasse flyers er ikke et drama, hvis den anmeldes i tide.
Pakningen foregår manuelt hos os. En manglende stak brochurer eller en ombyttet reklamegave opdages derfor allerede på lageret, ikke først på standen. Denne nul-fejl-tolerance er grunden til, at problemfri processer på messen bliver en vane for vores kunder – messelogistik uden efterarbejde sparer mere tid end enhver optimering af fragtvejen.
Realistisk beregning af messelogistikomkostninger
Hvad består messelogistikomkostningerne af? Af lageromkostninger, håndtering og transport. Det bliver først planlægbart med pålidelige tal for det faktiske forbrug pr. artikel – præcis dem leverer vores lagerstyring til Deres næste budgetplanlægning.
Til omkostningskontrol hører også at sortere unødvendigt ud tidligt. En palleplads til brochurer fra sidste år koster 12 måneders leje, uden nogensinde at blive brugt. Kontroller derfor lagerbeholdningen før messen i stedet for efter – billigere bliver messelogistik ikke noget andet sted.
Yderligere krav som gaveindpakning, personalisering eller indpakning af sæt beregner vi på forhånd og transparent – manuelt og alligevel omkostningseffektivt. Vi tager også imod små mængder fra 10 stk., hvilket især gør en forskel for prøver og værdifulde give-aways.
En omfattende planlagt messelogistik betaler sig derfor sjældent via den enkelte fragtpris, men via de ture, der slet ikke bliver nødvendige.
Outsourcing af messelogistik: Messe- og eventlogistik fra én kilde
Ønsker De at outsource Deres messelogistik og stadig have styr på den? Så har De ikke brug for en koncern, men for en, der tager telefonen. En fast kontaktperson varetager Deres messeoptræden hos os fra den første pakkeliste – også selvom opbygningsdagen falder på en lørdag.
Som messelogistikudbyder tilpasser vi os Deres eksisterende IT-system i stedet for at påtvinge Dem et system. Varer uden stregkode? Ikke et udelukkelseskriterium – vi plukker også pålideligt efter artikelnummer eller betegnelse. Til transport til europæiske lande samarbejder vi med faste forsendelsespartnere. Hvis De sammenligner flere messelogistikudbydere, er netop dette spørgsmål værd at stille: Hvem tilpasser sig hvem?
Fra mange års erfaring med messe- og eventlogistik ved vi, hvor store forskellene er i kravene mellem en flerdages fagmesse og et endags kundearrangement. Til arrangementer ud over den klassiske messe finder De vores eventlogistik som et separat område; konfektionering og pakning af Deres messepakker udfører vi via vores konfektionering.
En velplanlagt messelogistik kendes på, at den forbliver usynlig. Send os Deres messedato og Deres pakkeliste, så beregner vi den fulde service for messe- og eventlogistik for Dem – uforpligtende og med et klart blik for, hvad De virkelig har brug for. Ved nationale og internationale messearrangementer planlægger vi arrangementslogistikken, så Deres deltagelse på en messe begynder med opbygningen og ikke med søgningen efter en kasse. En succesfuld messe har mange involverede – men i starten står der alligevel en pålideligt pakket palle.
