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Logística de ferias para su presencia en la feria
Cuando los productos, materiales publicitarios y el material del stand deben estar a tiempo en el lugar de la feria, la logística de la feria decide cuán relajadas transcurrirán las primeras horas de la feria. Futura Marketing se encarga de la parte logística de su participación en la feria: almacenamiento, confección, preparación de pedidos y entrega a tiempo. Desde 1993 trabajamos para ello en Kisslegg, Allgäu, con más de 3.000 metros cuadrados de espacio de almacenamiento climatizado y un equipo que lleva años trabajando en conjunto.
Sus bienes de feria permanecen con nosotros secos y con un inventario preciso entre dos eventos. Antes de la próxima feria, reunimos lo que realmente se enviará, para que el envío pueda estar listo en el lugar correcto en el momento adecuado. Esto se aplica tanto a una feria interna individual como a toda una temporada con usos recurrentes.
Si usted está presente en varias ferias y eventos al año, el esfuerzo real se desplaza rápidamente: no reside en el transporte en sí, sino en la planificación y coordinación que lo rodea. Exactamente esta parte es la que usted delega.
Qué cubre nuestro manejo de ferias
Nuestro manejo de ferias comienza en el almacén y termina en la rampa del pabellón de la feria. Almacenamos sus productos, los preparamos según su lista de empaque, los etiquetamos y los enviamos: dentro de Alemania, a la vecina Austria, a Suiza y a ferias internacionales. El montaje en el stand de la feria corre a cargo de su constructor de stands o de su agencia; nosotros llevamos el material de forma fiable a donde se necesita.
¿Qué suele acabar en nuestras manos? Material publicitario, impresos, catálogos, material informativo, obsequios y merchandising, además de expositores y roll-ups. La gestión logística se realiza a través de la misma empresa que gestiona su logística de acciones promocionales o su logística de material publicitario. Al estar ambos en las mismas manos, se eliminan dos sistemas, dos interlocutores y dos listas de inventario.
Tan amplio o tan limitado como desee: algunos clientes nos confían la logística completa de la feria, otros solo el almacenamiento y el envío de los impresos. Ambos son logística de ferias, solo que con diferente profundidad.
Cuando los impresos aún están en proceso de creación, recurrimos a nuestra imprenta interna. Tan pronto como la tirada está lista, los folletos, listas de precios y prospectos van directamente al almacén de la feria, sin pasar por su oficina.
Almacenamiento de componentes de stand y stands de feria entre dos eventos
Después de la feria, el material regresa, y luego suele estorbar. Los stands de feria desmontados, los expositores y los roll-ups ocupan precisamente el espacio que nadie tiene libre en la oficina. Por lo tanto, la logística de ferias es más rentable en el almacenamiento intermedio entre dos eventos. Para ello, disponemos de una nave seca, climatizada todo el año, con unos 3.000 metros cuadrados, en la que incluso los impresos delicados no sufren daños.
El almacenamiento de componentes de stands, de exposiciones y mobiliario de feria, así como de material publicitario, se realiza a través de la misma logística de almacén que el resto de su surtido: con gestión de inventario actualizada diariamente y un aviso tan pronto como se supera una cantidad mínima. Antes de la próxima fecha, usted verá lo que queda y lo que debe ser repuesto. Para expositores con varios stands de feria al año, gestionamos los inventarios por separado, para que el material del evento equivocado no acabe en la lista de empaque.
Para nosotros, la logística de ferias también incluye el camino de vuelta. Lo mejor es planificar el transporte de retorno de inmediato: los artículos dañados u obsoletos los clasificamos en la entrada de mercancías, en lugar de arrastrarlos un año más.
Transportes de feria con antelación en lugar de con margen
Planifique con antelación, porque de ello depende el precio. Cuanto antes se fije su entrega, más económica y tranquila será la tramitación; los viajes especiales de última hora suelen costar varias veces más. Por lo tanto, programamos los transportes de feria a la inversa de la fecha de entrega del organizador. La logística de ferias en este punto es principalmente un trabajo de plazos.
Esto incluye franjas horarias, acceso al pabellón y la cuestión de si alguien puede recibir en el stand de la feria. Podemos entregar los envíos con antelación a un hotel, al almacén de la feria o directamente al recinto ferial, según lo permita el organizador. Para los envíos al extranjero, preparamos los documentos aduaneros.
La ruta de transporte en sí es la parte menos crítica. Lo decisivo es que la mercancía llegue completa y a tiempo al vehículo; una feria exitosa comienza en la mesa de embalaje, no en la autopista.
Nuestra ubicación en la región de las tres fronteras demuestra su fuerza aquí: desde Kisslegg, Stuttgart, Múnich, Zúrich, Basilea y Friedrichshafen son accesibles en pocas horas. Para ferias en Suiza, esto le ahorra el desvío a través de un almacén central en el norte de Alemania.
Cuando la logística de ferias falla en la práctica
Rara vez falla por la mercancía. La falta de coordinación entre marketing, el constructor del stand y el envío es la causa más común de un retraso, seguida de cerca por el clásico de las responsabilidades poco claras poco antes del día del montaje. Tan pronto como nadie sabe quién pidió los roll-ups, al final terminan en dos cajas en dos lugares.
Un cronometraje exacto solo se puede mantener si un único punto asume la coordinación de todos los envíos. Precisamente ese es nuestro papel: una lista de empaque, un número de envío, un interlocutor. Capturamos los cambios de última hora siempre que la mercancía no haya salido de nuestras instalaciones; una caja adicional de folletos no es un problema si se notifica a tiempo.
El embalaje se realiza a mano. Por lo tanto, una pila de folletos que falta o un regalo promocional intercambiado se detecta en el almacén, no en el stand. Esta tolerancia cero a errores es la razón por la que los procesos fluidos en la feria se convierten en un hábito para nuestros clientes: la logística de ferias sin retrabajos ahorra más tiempo que cualquier optimización de la ruta de transporte.
Calcular los costes de la logística ferial de forma realista
¿De qué se componen los costes de la logística ferial? De costes de almacenamiento, manipulación y transporte. Esto solo se puede planificar con cifras fiables sobre el consumo real por artículo, que es precisamente lo que le proporciona nuestra gestión de inventario para la próxima planificación presupuestaria.
El control de costes también implica eliminar el lastre a tiempo. Un espacio de palé para folletos del año anterior cuesta 12 meses de alquiler sin ser utilizado. Por lo tanto, revise el inventario antes de la feria en lugar de después; la logística ferial no será más barata en ningún otro lugar.
Requisitos adicionales como el embalaje de regalo, la personalización o el retractilado de sets los calculamos de antemano y de forma transparente, de forma manual y, sin embargo, económica. También aceptamos pequeñas cantidades a partir de 10 unidades, lo que marca la diferencia, especialmente en el caso de muestras y obsequios de alta calidad.
Una logística ferial planificada de forma exhaustiva rara vez se amortiza por el precio individual del flete, sino por los viajes que ni siquiera son necesarios.
Externalizar la logística de ferias: logística de ferias y eventos de un solo proveedor
¿Desea externalizar su logística de ferias y, sin embargo, mantener el control de la logística de ferias? Entonces no necesita una corporación, sino a alguien que atienda el teléfono. Un interlocutor fijo se encarga de su presencia en la feria desde la primera lista de empaque, incluso si el día de montaje cae en sábado.
Como proveedor de servicios de logística de ferias, nos adaptamos a su sistema informático existente, en lugar de imponerle uno. ¿Mercancía sin código de barras? No es un criterio de exclusión: preparamos pedidos de forma fiable también por número de artículo o descripción. Para el transporte a otros países europeos, trabajamos con socios de envío fijos. Si compara varios proveedores de logística de ferias, vale la pena hacerse esta pregunta: ¿Quién se adapta a quién?
Gracias a nuestra larga experiencia en logística de ferias y eventos, sabemos lo diferentes que son los requisitos entre una feria especializada de varios días y un evento de cliente de un solo día. Para eventos más allá de la feria clásica, encontrará nuestra logística de eventos como un área propia; la confección y el embalaje de sus paquetes de feria los realizamos a través de nuestra confección.
Una logística de ferias bien planificada se reconoce porque permanece invisible. Envíenos la fecha de su feria y su lista de empaque, y le calcularemos el servicio completo de logística de ferias y eventos, sin compromiso y con una visión clara de lo que realmente necesita. En las participaciones en ferias nacionales e internacionales, planificamos la logística del evento de tal manera que su participación en una feria comience con el montaje y no con la búsqueda de una caja. Una feria exitosa tiene muchos participantes, pero al principio siempre hay un palé embalado de forma fiable.
