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Logistica fieristica per la vostra partecipazione in fiera
Se merci, materiale pubblicitario e materiale per lo stand devono essere puntuali nel luogo della fiera, la logistica fieristica decide quanto saranno rilassate le prime ore della fiera. Futura Marketing si occupa per voi della parte logistica di una partecipazione fieristica: stoccaggio, confezionamento, commissionamento e consegna puntuale. Dal 1993 lavoriamo a Kisslegg nell’Algovia, con oltre 3.000 metri quadrati di superficie di magazzino riscaldata e un team che lavora insieme da anni.
Le vostre merci fieristiche sono conservate da noi tra due eventi in modo asciutto e con un inventario preciso. Prima della prossima fiera, prepariamo ciò che effettivamente viene spedito, in modo che la spedizione possa essere pronta al momento giusto nel posto giusto. Questo vale sia per la singola fiera interna che per un’intera stagione con impegni ricorrenti.
Se siete presenti a diverse fiere ed eventi durante l’anno, lo sforzo effettivo si sposta rapidamente: non è nel trasporto stesso, ma nella pianificazione e nel coordinamento circostante. È esattamente questa parte che potete delegare.
Cosa copre la nostra gestione fieristica
La nostra gestione fieristica inizia in magazzino e termina sulla rampa del padiglione espositivo. Immagazziniamo la vostra merce, la assembliamo secondo la vostra lista di imballaggio, la etichettiamo e la spediamo: in Germania, nella vicina Austria, in Svizzera e a fiere internazionali. L’allestimento dello stand fieristico rimane a carico del vostro allestitore o della vostra agenzia; noi consegniamo il materiale in modo affidabile dove è necessario.
Cosa finisce tipicamente da noi? Materiale pubblicitario, stampati, cataloghi, materiale informativo, omaggi e merchandising, oltre a display e roll-up. La gestione logistica avviene tramite la stessa azienda che si occupa della vostra logistica promozionale o della vostra logistica del materiale pubblicitario. Poiché entrambi sono gestiti dalla stessa entità, si eliminano due sistemi, due referenti e due liste di inventario.
Ampio o limitato come desiderate: alcuni clienti ci affidano la logistica fieristica completa, altri solo lo stoccaggio e la spedizione degli stampati. Entrambi sono logistica fieristica, solo con profondità diverse.
Laddove gli stampati devono ancora essere prodotti, ci avvaliamo della nostra tipografia interna. Non appena la tiratura è pronta, brochure, listini prezzi e foglietti illustrativi vanno direttamente al magazzino fieristico, senza passare per il vostro ufficio.
Stoccaggio di componenti dello stand e stand fieristici tra due appuntamenti
Dopo la fiera, il materiale torna indietro e di solito è d’intralcio. Stand fieristici smontati, display e roll-up occupano esattamente lo spazio che nessuno ha comunque in ufficio. La logistica fieristica si ripaga quindi più rapidamente con lo stoccaggio intermedio tra due appuntamenti. A tal fine, disponiamo di un capannone asciutto e riscaldato tutto l’anno di ben 3.000 metri quadrati, dove anche gli stampati delicati non subiscono danni.
Lo stoccaggio di componenti dello stand, di esposizioni e arredi fieristici, nonché di materiale pubblicitario, avviene tramite la stessa logistica di magazzino del resto del vostro assortimento: con gestione dell’inventario aggiornata quotidianamente e una notifica non appena viene superata una quantità minima. Prima del prossimo appuntamento, vedrete quindi cosa è ancora disponibile e cosa deve essere riprodotto. Per gli espositori con più stand fieristici all’anno, gestiamo gli stock separatamente, in modo che la lista di imballaggio non contenga il materiale dell’evento sbagliato.
Per noi, la logistica fieristica include anche il viaggio di ritorno. Pianificate il trasporto di ritorno fin da subito: gli articoli danneggiati o obsoleti verranno poi smistati al ricevimento della merce, invece di essere trascinati per un altro anno.
Trasporti fieristici con anticipo invece che con buffer
Pianificate in anticipo, perché questo determina il prezzo. Prima viene definita la vostra consegna, più economica e tranquilla sarà la gestione – i viaggi speciali a breve termine costano regolarmente molte volte di più. Per questo motivo, i trasporti fieristici vengono programmati a ritroso dalla data di consegna dell’organizzatore. La logistica fieristica, a questo punto, è soprattutto un lavoro di programmazione.
Ciò include finestre temporali, accesso al padiglione e la questione se qualcuno possa accettare la merce allo stand fieristico. Possiamo consegnare le spedizioni in anticipo a un hotel, al magazzino fieristico o direttamente al quartiere fieristico, a seconda di ciò che l’organizzatore consente. Per le spedizioni all’estero, prepariamo in anticipo i documenti doganali.
Il percorso di trasporto stesso è la parte meno critica. È fondamentale che la merce arrivi nel veicolo completa e in tempo: una fiera di successo inizia al tavolo di imballaggio, non in autostrada.
La nostra sede nel triangolo di confine mostra qui la sua forza: da Kisslegg, Stoccarda, Monaco, Zurigo, Basilea e Friedrichshafen sono raggiungibili in poche ore. Per le fiere in Svizzera, questo vi risparmia la deviazione attraverso un magazzino centrale della Germania settentrionale.
Dove la logistica fieristica fallisce nella pratica
Raramente il problema è la merce. La mancata coordinazione tra marketing, allestitore e spedizioni è la causa più comune di un ritardo, seguita a ruota dal classico delle responsabilità poco chiare poco prima del giorno dell’allestimento. Non appena nessuno sa più chi ha ordinato i roll-up, questi finiscono in due scatole in due luoghi diversi.
Un tempismo esatto può essere mantenuto solo se un unico punto si occupa del coordinamento di tutte le spedizioni. È esattamente questo il ruolo che ricopriamo: una lista di imballaggio, un numero di spedizione, un referente. Gestiamo le modifiche a breve termine finché la merce non ha ancora lasciato la nostra sede: un cartone aggiuntivo di volantini non è un dramma se viene segnalato in tempo.
Da noi si imballa a mano. Un pacco di brochure mancante o un omaggio scambiato viene quindi notato ancora in magazzino, non solo allo stand. Questa tolleranza zero agli errori è il motivo per cui i processi fluidi in fiera diventano un’abitudine per i nostri clienti: la logistica fieristica senza rilavorazioni fa risparmiare più tempo di qualsiasi ottimizzazione del percorso di trasporto.
Calcolare realisticamente i costi della logistica fieristica
Da cosa sono composti i costi della logistica fieristica? Dai costi di magazzino, di gestione e di trasporto. Questo diventa pianificabile solo con dati affidabili sul consumo effettivo per articolo – esattamente ciò che la nostra gestione dell’inventario vi fornisce per la prossima pianificazione del budget.
Il controllo dei costi include anche l’eliminazione tempestiva del superfluo. Un posto pallet per brochure dell’anno precedente costa 12 mesi di affitto, senza mai essere utilizzato. Controllate quindi lo stock prima della fiera anziché dopo: la logistica fieristica non sarà più economica da nessun’altra parte.
Requisiti aggiuntivi come l’imballaggio regalo, la personalizzazione o l’imballaggio sottovuoto di set vengono calcolati in anticipo e in modo trasparente – a mano e comunque a costi contenuti. Accettiamo anche piccole quantità a partire da 10 pezzi, il che fa la differenza soprattutto per campioni e omaggi di alta qualità.
Una logistica fieristica pianificata in modo completo si ripaga raramente con il singolo prezzo di trasporto, ma con i viaggi che non sono affatto necessari.
Outsourcing della logistica fieristica: logistica per fiere ed eventi da un’unica fonte
Desiderate esternalizzare la vostra logistica fieristica e mantenere comunque il controllo della logistica della fiera? Allora non avete bisogno di una multinazionale, ma di qualcuno che risponda al telefono. Un referente fisso si occupa della vostra partecipazione alla fiera dalla prima lista di imballaggio – anche se il giorno dell’allestimento cade di sabato.
Come fornitore di servizi di logistica fieristica, ci adattiamo al vostro sistema informatico esistente, invece di prescrivervi un sistema. Merce senza codice a barre? Non è un criterio di esclusione: prepariamo in modo affidabile anche per numero di articolo o descrizione. Per il trasporto nei paesi europei, collaboriamo con partner di spedizione fissi. Se confrontate diversi fornitori di logistica fieristica, vale la pena porsi esattamente questa domanda: chi si adatta a chi?
Dalla nostra pluriennale esperienza nella logistica fieristica e degli eventi, sappiamo quanto le esigenze possano variare tra una fiera specialistica di più giorni e un evento per clienti di un solo giorno. Per eventi al di fuori della fiera classica, troverete la nostra logistica eventi come area separata; la confezione e l’imballaggio dei vostri pacchi fieristici li gestiamo tramite la nostra confezione.
Una logistica fieristica ben pianificata si riconosce dal fatto che rimane invisibile. Inviateci la data della vostra fiera e la vostra lista di imballaggio, e noi calcoleremo per voi il servizio completo per la logistica fieristica e degli eventi – senza impegno e con una chiara visione di ciò di cui avete veramente bisogno. Per le partecipazioni a fiere nazionali e internazionali, pianifichiamo la logistica dell’evento in modo che la vostra partecipazione a una fiera inizi con l’allestimento e non con la ricerca di un cartone. Una fiera di successo ha molti partecipanti – all’inizio c’è comunque un pallet imballato in modo affidabile.
