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Quien gestiona muchos pedidos al día, rápidamente alcanza sus límites con el procesamiento de pedidos individuales clásico. Esta guía muestra cómo puede acortar los trayectos y aumentar el rendimiento mediante la agrupación inteligente de pedidos.
¿Qué es la preparación de pedidos en varias etapas y cuándo merece la pena?
La preparación de pedidos en varias etapas es uno de los procedimientos más eficientes en la logística de almacén moderna. En lugar de procesar cada pedido de cliente individualmente a través del almacén, este enfoque agrupa varios pedidos y los gestiona en pasos de trabajo coordinados. En Futura Marketing, desde 1993, confiamos en procesos de preparación de pedidos bien pensados que garantizan una tasa de error consistentemente baja incluso con un alto volumen de pedidos. En este artículo, explicamos cómo funciona la preparación de pedidos en varias etapas, qué procedimientos existen y para qué tamaño de almacén merece la pena el cambio.
¿Qué significa la preparación de pedidos en varias etapas en logística?
Diferenciación de la preparación de pedidos en una sola etapa
En la preparación de pedidos en una sola etapa, cada pedido de cliente se procesa individualmente. Un empleado recibe un pedido, recorre el almacén, recoge todos los artículos necesarios y luego empaqueta el envío directamente. Este procedimiento es fácil de implementar, no requiere una planificación compleja y es adecuado para almacenes pequeños con pocos pedidos al día.
La preparación de pedidos en varias etapas sigue un enfoque diferente. Aquí, varios pedidos se agrupan en un pedido colectivo. El empleado recoge los artículos para todos los pedidos agrupados en una sola pasada y luego los clasifica para los pedidos individuales. Esto reduce significativamente los trayectos en el almacén.
Proceso típico en dos o más etapas
El proceso se divide en al menos dos fases. En la primera etapa, la fase de recogida, todos los artículos necesarios para varios pedidos se retiran de los estantes orientados al artículo. El preparador de pedidos sigue una ruta optimizada a través del almacén, en lugar de recorrer los mismos pasillos individualmente para cada pedido.
En la segunda etapa, la fase de distribución, los artículos recogidos se asignan a los respectivos pedidos de los clientes en una estación de clasificación y se empaquetan. En almacenes particularmente grandes o surtidos complejos, se puede añadir una tercera etapa, como un control de calidad o una consolidación de envíos parciales de diferentes áreas del almacén. La confección y preparación de pedidos están estrechamente interconectadas.
Comparación de la preparación de pedidos en una sola etapa y en varias etapas
Preparación de pedidos en una sola etapa y sus límites
El método de una sola etapa tiene una clara ventaja en la simplicidad. No hay esfuerzo de clasificación, planificación de lotes ni necesidad de espacio adicional para las estaciones de clasificación. Para almacenes con menos de 50 pedidos al día y un surtido manejable, suele ser completamente suficiente.
Sin embargo, a partir de una cierta cantidad de pedidos, la preparación de pedidos en una sola etapa alcanza sus límites. Los trayectos aumentan linealmente con el número de pedidos, ya que el empleado recorre el mismo camino a través del almacén para cada pedido. Con 200 o más pedidos al día, los kilómetros recorridos se suman considerablemente y ralentizan todo el proceso de envío.
Ventajas del procesamiento de pedidos en varias etapas
La preparación de pedidos en varias etapas se diferencia fundamentalmente en eficiencia y escalabilidad. La siguiente tabla muestra las diferencias más importantes en un vistazo
| Característica | Una etapa | Múltiples etapas |
|---|---|---|
| Rutas de desplazamiento | Altas, cada pedido individualmente | Significativamente reducidas mediante la agrupación |
| Tasa de error | Baja con volumen pequeño | Baja gracias a procesos estandarizados |
| Rendimiento por hora | Limitado por el procesamiento individual | 30 a 50% más alto con el mismo personal |
| Escalabilidad | Limitada | Alta, incluso en picos estacionales |
| Esfuerzo de planificación | Bajo | Medio a alto |
| Requisitos de TI | Bajos | WMS recomendado |
A partir de un volumen de pedidos de 100 a 200 pedidos al día, el esfuerzo de planificación adicional del método de varias etapas suele amortizarse en pocas semanas. La palanca decisiva reside en la reducción de los trayectos, que pueden disminuir entre un 30 y un 50% con tamaños de lote bien planificados.
¿Qué métodos existen para la preparación de pedidos en varias etapas?
Batch Picking y preparación de pedidos por lotes
El Batch Picking es el método más extendido de preparación de pedidos en varias etapas. En este proceso, se agrupan varios pedidos de clientes en un lote (batch). El preparador de pedidos recibe una lista de picking consolidada que contiene todos los artículos necesarios para todo el lote, y los recoge en un único recorrido por el almacén.
Posteriormente, los artículos recogidos se asignan a los pedidos individuales en una estación de clasificación. El tamaño óptimo del lote depende del número de artículos por pedido y del tamaño del almacén. En la práctica, los lotes de 10 a 30 pedidos han demostrado ser eficientes. Los lotes más grandes ahorran más trayectos, pero aumentan el esfuerzo de clasificación.
Zone Picking y preparación de pedidos por zonas
En el Zone Picking, el almacén se divide en zonas definidas. Cada zona tiene su propio personal que se encarga exclusivamente de la preparación de los artículos de su área. Si un pedido contiene artículos de varias zonas, el contenedor de recogida se pasa de una zona a otra hasta que todos los artículos estén completos.
Este método es especialmente adecuado para almacenes grandes con una amplia gama de productos. Los empleados conocen su zona con precisión y pueden localizar los artículos más rápidamente. El Zone Picking también se puede combinar con el Batch Picking. En este caso, un empleado dentro de su zona recoge artículos para varios pedidos al mismo tiempo, lo que aumenta aún más la eficiencia.
Preparación de pedidos en una o dos etapas y qué método es el adecuado
Almacenes pequeños con un surtido manejable
Para almacenes de menos de 500 m² con menos de 100 pedidos al día, la preparación de pedidos en una o dos etapas no es una decisión de „o esto o aquello“. En muchos casos, el método de una etapa es suficiente. Los trayectos son cortos, se mantiene la visión general y el esfuerzo organizativo adicional de una planificación por lotes no merece la pena.
Una excepción son los almacenes con una gran variedad de artículos en pedidos pequeños. Si cada pedido contiene solo uno o dos artículos, incluso en un almacén pequeño, una simple agrupación por lotes puede aumentar notablemente el rendimiento. En la logística de almacén, por lo tanto, siempre dependen de las condiciones individuales.
Grandes centros logísticos con un alto volumen de pedidos
A partir de una superficie de almacén de 1.000 m² y más de 200 pedidos al día, la preparación de pedidos en varias etapas es casi inevitable. Los trayectos en almacenes grandes son demasiado largos para procesar cada pedido individualmente de forma económica. Aquí es donde el Batch Picking y el Zone Picking despliegan todo su potencial.
Especialmente en el fulfillment de comercio electrónico, con su patrón típico de muchos pedidos pequeños y una amplia gama de productos, los métodos de varias etapas son casi un estándar. La combinación de trayectos optimizados, procesamiento paralelo y procesos de clasificación estandarizados permite aumentos de rendimiento del 30 al 50% en comparación con el método de una etapa.
Ventajas de la preparación de pedidos en varias etapas para su empresa
Menos trayectos y menores costes de personal
La ventaja más obvia de la preparación de pedidos en varias etapas reside en la reducción de los trayectos. En lugar de recorrer los mismos pasillos 20 veces para 20 pedidos individuales, el preparador de pedidos recorre la distancia solo una vez. En un almacén de 2.000 m² y 300 pedidos al día, esto puede suponer un ahorro de varios kilómetros de trayecto por empleado y turno.
Este ahorro repercute directamente en los costes de personal. Menos trayectos significa más picks por hora y, por lo tanto, menos personal necesario para el mismo volumen de pedidos. Alternativamente, el equipo existente puede procesar muchos más pedidos con la misma plantilla.
Mayor rendimiento con un volumen de pedidos creciente
La preparación de pedidos en varias etapas se escala mejor que la variante de una etapa. Si el volumen de pedidos aumenta, por ejemplo, en la época prenavideña o durante los períodos de promociones, el tamaño del lote se puede aumentar fácilmente. Se puede emplear personal adicional en la estación de clasificación sin tener que reorganizar toda la organización del almacén.
Además, la tasa de error se mantiene estable a medida que aumenta el volumen. La clara separación de las fases de recogida y distribución facilita la detección y corrección de errores en la estación de clasificación. Los pasos de prueba estandarizados entre las etapas actúan como un control de calidad adicional y evitan que los artículos incorrectos lleguen al embalaje de envío.
Desafíos y errores típicos en la implementación
Esfuerzo de planificación y requisitos del sistema
La introducción de la preparación de pedidos en varias etapas requiere tiempo de preparación y planificación. Necesita un sistema de gestión de almacenes (WMS) que admita la formación de lotes, la optimización de rutas y la asignación de clasificación. Sin un control digital de pedidos, el proceso difícilmente puede implementarse sin errores en la práctica.
Además, necesita espacio para una estación de clasificación y, si es necesario, compartimentos o estantes de clasificación donde se almacenan los artículos recogidos por pedido. El espacio requerido depende del tamaño del lote. Para lotes con 20 pedidos, debe planificar al menos de 10 a 15 metros cuadrados de área de clasificación.
Fuentes de error en la clasificación y distribución
La mayor fuente de error en la preparación de pedidos en varias etapas reside en la fase de distribución. Si los artículos se asignan al pedido incorrecto durante la clasificación, se produce un envío erróneo. Los escáneres de códigos de barras o los sistemas Pick-by-Light en la estación de clasificación reducen significativamente este riesgo.
Otro error común es un tamaño de lote desfavorable. Los lotes demasiado pequeños apenas producen ganancias de eficiencia, mientras que los lotes demasiado grandes sobrecargan la estación de clasificación y aumentan el riesgo de confusión. El tamaño óptimo se puede determinar mediante pruebas con diferentes volúmenes de pedidos. Según nuestra experiencia de más de 30 años, recomendamos comenzar con lotes pequeños y ajustar el tamaño gradualmente.
Preparación de pedidos en varias etapas en el día a día del fulfillment
En la práctica diaria del fulfillment, la elección del método de preparación de pedidos decide la velocidad, la calidad y los costos. Para productos con muchas variantes, como la moda con diferentes tallas y colores, la combinación de zone picking y batch picking ha demostrado ser particularmente eficaz. Los alimentos y suplementos también requieren una separación de lotes dentro de la fase de recogida.
En la preparación de pedidos, nos basamos consistentemente en el principio de tolerancia cero a errores. Cada envío se verifica antes del envío, independientemente de si se ha preparado en una o varias etapas. El trabajo manual cuidadoso y los procesos claros garantizan que, incluso con un alto volumen de pedidos, cada pedido llegue al destinatario de forma correcta y completa.
Si desea optimizar sus procesos de preparación de pedidos o externalizarlos a un proveedor de servicios de fulfillment experimentado, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Le asesoraremos sin compromiso y encontraremos juntos el método que mejor se adapte a su surtido y volumen de pedidos.
Conclusión
La preparación de pedidos en varias etapas es un método probado para acortar las distancias de recorrido, aumentar el rendimiento y reducir los costos de personal a medida que aumenta el volumen de pedidos. Para almacenes pequeños con pocos pedidos al día, el método de una sola etapa suele ser suficiente. A partir de 100 a 200 pedidos diarios, el cambio a batch picking o zone picking suele compensar rápidamente. Los factores decisivos para el éxito son una planificación de lotes bien pensada, suficiente espacio de clasificación y un control digital de pedidos.
